Wie automatisiere ich den Ablauf von der Bestellung bis zur Rechnung?
Kombiniere eine Automatisierung zur Rechnungserstellung mit einer zweiten Automatisierung für den anschließenden Rechnungsversand.
Die geführte Ersteinrichtung legt die grundlegende Automatisierung für die Rechnungserstellung bereits automatisch an. Du musst diesen ersten Schritt normalerweise nicht erneut einrichten. Prüfe unter „Einstellungen“ im Bereich „Automatisierungen“, ob die aktivierte Automatisierung „Rechnungserstellung“ vorhanden ist.
Diese Automatisierung wird durch das Ereignis „Bestellung erstellt“ ausgelöst und verwendet die Aktion „Rechnungsdatensatz erstellen/aktualisieren“. Für eine geeignete, nicht stornierte Bestellung erzeugt eCommerce One automatisch den Rechnungsdatensatz. Voraussetzung ist, dass eine Rechnung für die Bestellung zulässig ist und die steuerliche Verantwortung beim Händler liegt.
Der automatisch erzeugte Datensatz stellt die Rechnungsdaten frühzeitig in eCommerce One bereit. Die Finanzübersicht kann diese Daten unter anderem für folgende Kennzahlen und Auswertungen verwenden:
- Brutto- und Nettoumsatz
- Ausgangsrechnungen
- Stornorechnungen und Gutschriften
- Gewinn oder Verlust
- operative Marge
- durchschnittlicher Bestellwert
- Ergebnisse nach Verkaufskanal
Die automatische Erstellung des Rechnungsdatensatzes ist von der Erzeugung und dem Versand des eigentlichen Rechnungsdokuments zu unterscheiden. Wenn du die Rechnung zusätzlich automatisch an den Kunden senden möchtest, richtest du dafür eine zweite Automatisierung ein:
- Erstelle eine Automatisierung mit dem Ereignistyp „Rechnung erstellt“.
- Füge die Aktion „Nachricht an Kunde/Lieferant per E-Mail senden“ hinzu.
- Wähle den verbundenen E-Mail-Anbieter.
- Wähle die Rechnung als anzuhängendes Dokument aus.
- Hinterlege Betreff und Nachrichtentext.
- Speichere und aktiviere die Automatisierung.
Nach der Einrichtung läuft der Ablauf weitgehend automatisch: Eine geeignete neue Bestellung führt zum Rechnungsdatensatz, die Rechnungsdaten stehen für die Finanzübersicht zur Verfügung und die nachgelagerte Automatisierung kann das Rechnungsdokument an die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse senden.
Prüfe vor dem Anlegen einer eigenen Automatisierung zur Rechnungserstellung immer zuerst den vorhandenen Eintrag aus der geführten Ersteinrichtung. So vermeidest du doppelte oder sich überschneidende Abläufe.