Was sind Automatisierungen und welchen Nutzen haben sie?

Automatisierungen übernehmen wiederkehrende Arbeitsschritte nach festgelegten Regeln. Dadurch musst du Routineaufgaben nicht jedes Mal manuell ausführen und kannst Abläufe einheitlich sowie zum passenden Zeitpunkt verarbeiten lassen.

Jede Automatisierung besteht aus drei Bausteinen:

• Ein Ereignis bestimmt, wann die Verarbeitung beginnt.
• Regeln legen fest, welche Daten berücksichtigt werden.
• Eine oder mehrere Aktionen bestimmen, was eCommerce One anschließend ausführt.

Als Ereignis kannst du beispielsweise eine neu erstellte Bestellung oder Rechnung, einen geänderten Zahlungs- oder Fulfillment-Status oder ein zeitgesteuertes Ereignis verwenden. Zeitgesteuerte Automatisierungen lassen sich für ausgewählte Monate, Tage und Uhrzeiten einrichten. Zusätzlich kannst du einen Bezugszeitraum und das dafür maßgebliche Datumsfeld festlegen.

Mit Regeln schränkst du den betroffenen Datenbestand gezielt ein. Je nach Ereignis kannst du unter anderem Verkaufskanäle, Produkte, Dokumenttypen, Vorgangsstatus oder Zeiträume berücksichtigen. Dadurch wird eine Aktion nur für die Daten ausgeführt, die zu deinem gewünschten Ablauf passen.

Als Aktionen stehen unter anderem folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Rechnungs- oder Dokumentdatensätze erstellen beziehungsweise aktualisieren
• Nachrichten an festgelegte E-Mail-Adressen oder an Kunden und Lieferanten senden
• CSV-Daten per E-Mail versenden
• PDF- oder CSV-Dateien bei einem verbundenen Speicheranbieter ablegen
• Produktionslisten zuweisen

Damit kannst du zum Beispiel:

• deiner Steuerberatung zu Beginn des Folgemonats automatisch eine CSV-Datei mit den Rechnungsdaten des Vormonats senden,
• dir morgens per E-Mail eine Übersicht über überfällige oder demnächst zu erfüllende Bestellungen zusenden lassen,
• regelmäßig aktualisierte Rechnungs-, Bestell- oder Artikeldaten in einem verbundenen Cloud-Speicher ablegen,
• Kunden nach bestimmten Ereignissen automatisch per E-Mail informieren,
• neue Rechnungen oder Dokumentdatensätze nach einheitlichen Vorgaben erstellen,
• Bestellungen abhängig von ihren Merkmalen einer Produktionsliste zuweisen.

Für E-Mail- und Speicheraktionen muss der entsprechende Anbieter zuvor mit eCommerce One verbunden sein. Abhängig von der Aktion hinterlegst du anschließend beispielsweise Empfänger, Absender, Zeichenkodierung, Dokumenttyp oder Speicheranbieter.

Vergib für jede Automatisierung eine eindeutige Bezeichnung und prüfe Ereignis, Regeln und Aktionen sorgfältig. Aktiviere sie erst, wenn der Ablauf vollständig eingerichtet ist. Der angezeigte Status informiert dich darüber, ob die Automatisierung aktiv und fehlerfrei, deaktiviert oder aufgrund eines Fehlers inaktiv ist.

Automatisierungen reduzieren manuelle Arbeit, sorgen für gleichbleibende Abläufe und helfen dir, wichtige Termine und Vorgänge im Blick zu behalten. Regelmäßige Auswertungen, Erinnerungen, Datenexporte und Benachrichtigungen werden dadurch zuverlässig zum vorgesehenen Zeitpunkt ausgeführt.

Der automatische Versand über die vorhandene Automatisierungsaktion erzeugt einen allgemeinen CSV-Export. Automatisierte DATEV-Erlös- und DATEV-Zahlungsexporte sind davon zu unterscheiden und derzeit als Erweiterung vorgesehen.