Wie übergebe ich die Daten an meinen Steuerberater?
Erstelle die abgestimmte Exportdatei und übermittle sie anschließend außerhalb von eCommerce One an deine Steuerberatung.
Kläre zuerst mit deiner Steuerberatung, welche Daten sie benötigt. Stimme insbesondere Exportformat, Zeitraum, Kontenrahmen, Debitorenmodus, Konten- und Steuerschlüsselzuordnungen sowie die Zeichenkodierung ab.
Für einen DATEV-Erlös- oder DATEV-Zahlungsexport konfigurierst du zunächst den entsprechenden Datenexport unter „Einstellungen“. Die vorhandenen Vorbelegungen kannst du als Ausgangsbasis verwenden und an die Vorgaben deiner Buchhaltung anpassen. Anschließend erstellst du die CSV-Datei aus der Übersicht der Ausgangsrechnungen und übermittelst sie über den vereinbarten sicheren Weg.
Alternativ kannst du für deine Steuerberatung einen eigenen Benutzeraccount anlegen. Dadurch kann sie die Einstellungen passend zur Buchhaltung prüfen, den benötigten Zeitraum auswählen und die Exportdatei selbst herunterladen. Vergib dem Account nur die dafür erforderlichen Zugriffsrechte.
Regelmäßige Rechnungsdaten kannst du außerdem automatisch als CSV-Datei per E-Mail versenden lassen, beispielsweise am Anfang jedes Monats für den abgeschlossenen Vormonat. Voraussetzung dafür ist ein in eCommerce One verbundener E-Mail-Anbieter.
So richtest du den automatischen Versand ein:
- Öffne unter „Einstellungen“ den Bereich „Automatisierungen“ und erstelle eine neue Automatisierung.
- Wähle als Ereignistyp das zeitgesteuerte Ereignis und vergib eine eindeutige Bezeichnung.
- Füge die Regel „Zeitgesteuert Monat & Tag“ hinzu.
- Wähle „Jeden Monat“, den gewünschten Ausführungstag – beispielsweise den ersten Tag des Monats – sowie eine geeignete Uhrzeit und Zeitzone.
- Wähle als Bezugsfeld „Ausgangsrechnungen – Rechnungsdatum“ und als Bezugszeitraum „Letzter Monat“. Dadurch werden zu Beginn des neuen Monats die Ausgangsrechnungen des abgeschlossenen Vormonats berücksichtigt.
- Füge die Aktion „CSV-Daten an E-Mail-Adresse versenden“ hinzu.
- Hinterlege Absenderadresse, E-Mail-Adresse deiner Steuerberatung, den verbundenen E-Mail-Anbieter und die gewünschte Zeichenkodierung.
- Speichere und aktiviere die Automatisierung.