Wie erstelle ich einen DATEV-Export?

Richte die benötigten DATEV-Exporte zuerst unter „Einstellungen“ in der Verwaltung der Datenexporte ein. Dabei musst du nicht alle Angaben von Grund auf neu erfassen: eCommerce One stellt bereits sinnvolle Vorbelegungen bereit. Dazu gehören unter anderem der Beginn des Finanzjahres am 1. Januar, der Debitorenmodus über ein Sammelkonto, verschiedene Standardkonten und Windows-1252 als Zeichenkodierung.

Beim DATEV-Erlösexport sind zusätzlich gängige DATEV-Steuerschlüssel, Konten für verschiedene Erlösarten sowie Sammelkonten für unterstützte Zahlungsanbieter vorbelegt. Auch eine Zuordnung für Umsätze mit 19 Prozent Umsatzsteuer ist bereits vorhanden. Beim DATEV-Zahlungsexport stehen unter anderem ein Ausweichkonto, Debitorenkonten und eine Kontonummernlänge als Ausgangswerte bereit.

Du musst die Konfiguration daher in erster Linie prüfen und an deine Buchhaltung anpassen. Ergänze die noch fehlende Beraternummer und kontrolliere insbesondere Mandantennummer, Beginn des Finanzjahres, Kontonummernlänge, Debitorenmodus, Konten und Steuerschlüssel. Übernimm die Vorbelegungen nicht ungeprüft, da der benötigte Kontenrahmen und die fachlichen Zuordnungen von deiner Buchhaltung abhängen können.

Öffne anschließend die Übersicht der Ausgangsrechnungen. Rufe das Aktionsmenü auf und wähle „Daten exportieren“. Im Exportdialog bestimmst du, welche Daten ausgegeben werden sollen:

• Wenn du zuvor Rechnungen markiert hast, kannst du „Selektierte Rechnungen“ wählen. eCommerce One berücksichtigt dann ausschließlich die Rechnungen beziehungsweise Zahlungen der markierten Einträge.
• Mit „Datumsbereich“ exportierst du die Daten innerhalb des angegebenen Zeitraums. Beim DATEV-Erlösexport ist dafür das Rechnungsdatum maßgeblich. Beim DATEV-Zahlungsexport verwendet eCommerce One das Zahlungsdatum der erfassten Zahlungen.
• Sind keine Rechnungen markiert, steht der Export nach Datumsbereich zur Verfügung.

Wähle danach als Exporttyp den DATEV-Erlös- oder DATEV-Zahlungsexport. Die in den Einstellungen hinterlegte Zeichenkodierung wird im Exportdialog automatisch vorausgewählt. Kontrolliere sie und passe sie nur an, wenn deine Buchhaltung eine andere Kodierung benötigt.

Bei einem Export nach Datumsbereich trägst du „Datum von“ und „Datum bis“ ein. Starte den Vorgang anschließend über „Export“. eCommerce One erstellt eine CSV-Datei und startet den Download über deinen Browser.

Prüfe die heruntergeladene Datei vor der produktiven Weiterverarbeitung. Achte besonders auf Zeitraum, enthaltene Rechnungen oder Zahlungen sowie die ausgegebenen Konten und Steuerschlüssel. Stimme die Konfiguration und einen ersten Testexport mit deiner Buchhaltung oder Steuerberatung ab. Danach kannst du die geprüften Einstellungen für weitere Exporte wiederverwenden.