Warum unterscheiden sich Umsatz und Zahlungseingänge?

Umsatz und Zahlungseingänge zeigen unterschiedliche Seiten deines Geschäfts. Umsatz beschreibt den Wert der verkauften beziehungsweise berechneten Leistungen. Ein Zahlungseingang entsteht erst, wenn eine Zahlung erfasst und einer Rechnung zugeordnet wird. Beide Werte müssen deshalb im selben Zeitraum nicht übereinstimmen.

Auch das verwendete Dashboard ist entscheidend:

• Das Vorgangs-Dashboard ordnet den Bestellumsatz dem Import- beziehungsweise Erstellungsdatum des Geschäftsvorgangs zu.
• Das Finanzdashboard und die Gewinn-und-Verlust-Auswertung verwenden Rechnungswerte anhand des Rechnungsdatums.
• Zahlungseingänge werden nach dem Datum der erfassten Zahlung betrachtet.

Eine Rechnung kann beispielsweise im Januar erstellt, aber erst im Februar bezahlt werden. Der Umsatz erscheint dann im Januar, der Zahlungseingang dagegen im Februar. Weitere Abweichungen entstehen, wenn:

• Rechnungen noch unbezahlt sind,
• Zahlungen nur einen Teil des Rechnungsbetrags abdecken,
• mehrere Zahlungen zu einer Rechnung erfasst wurden,
• Zahlungen vor dem Rechnungsdatum eingegangen sind,
• Stornorechnungen oder Gutschriften den Rechnungsumsatz vermindern.

Vergleiche bei Abweichungen daher zuerst den ausgewählten Zeitraum und das jeweils maßgebliche Datum. Prüfe anschließend, ob die betroffenen Rechnungen vollständig bezahlt wurden und ob Stornorechnungen oder Gutschriften vorhanden sind. Eine Differenz zwischen Umsatz und Zahlungseingängen ist nicht automatisch ein Fehler, sondern häufig eine Folge unterschiedlicher Zeitpunkte und Buchungsvorgänge.