Wie versende ich Rechnungen automatisch?
Versende eine erstellte Rechnung über einen verbundenen E-Mail-Anbieter automatisch an die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse.
Erstelle eine Automatisierung mit dem Ereignistyp „Rechnung erstellt“. Sie wird ausgelöst, sobald in eCommerce One ein neuer Rechnungsdatensatz entsteht – beispielsweise durch die automatische Rechnungserstellung nach Eingang einer Bestellung.
Füge die Aktion „Nachricht an Kunde/Lieferant per E-Mail senden“ hinzu und vervollständige die Versandangaben:
- Wähle den zuvor verbundenen E-Mail-Anbieter.
- Wähle die Rechnung als anzuhängendes Dokument aus.
- Lege bei Bedarf fest, ob eine elektronische Rechnung erzeugt werden soll.
- Trage Betreff und Nachrichtentext ein.
- Verwende die angebotenen Platzhalter, um beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundenname oder Shopbezeichnung automatisch einzusetzen.
- Speichere und aktiviere die Automatisierung.
Wenn anschließend eine Rechnung erstellt wird, erzeugt eCommerce One das ausgewählte Rechnungsdokument und sendet es an die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse. Voraussetzung ist, dass der E-Mail-Anbieter verbunden, die benötigte Dokumentvorlage eingerichtet und beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Fehlt die E-Mail-Adresse oder kann das Dokument beziehungsweise die Nachricht nicht erzeugt werden, wird für den betroffenen Datensatz keine E-Mail versendet. Kontrolliere deshalb nach der Einrichtung den Status der Automatisierung und teste den Ablauf zunächst mit einer geeigneten Rechnung.