Was sind Automatisierungen und welchen Nutzen haben sie?

Automatisierungen übernehmen wiederkehrende Arbeitsschritte nach festgelegten Regeln. Dadurch musst du Routineaufgaben nicht jedes Mal manuell ausführen und kannst Abläufe einheitlich sowie zum passenden Zeitpunkt verarbeiten lassen.

Jede Automatisierung besteht aus drei Bausteinen:

• Ein Ereignis bestimmt, wann die Verarbeitung beginnt.
• Regeln legen fest, welche Daten berücksichtigt werden.
• Eine oder mehrere Aktionen bestimmen, was eCommerce One anschließend ausführt.

Als Ereignis kannst du beispielsweise eine neu erstellte Bestellung oder Rechnung, einen geänderten Zahlungs- oder Fulfillment-Status oder ein zeitgesteuertes Ereignis verwenden. Zeitgesteuerte Automatisierungen lassen sich für ausgewählte Monate, Tage und Uhrzeiten einrichten. Zusätzlich kannst du einen Bezugszeitraum und das dafür maßgebliche Datumsfeld festlegen.

Mit Regeln schränkst du den betroffenen Datenbestand gezielt ein. Je nach Ereignis kannst du unter anderem Verkaufskanäle, Produkte, Dokumenttypen, Vorgangsstatus oder Zeiträume berücksichtigen.

Als Aktionen stehen unter anderem folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Rechnungs- oder Dokumentdatensätze erstellen beziehungsweise aktualisieren
• Nachrichten an festgelegte E-Mail-Adressen oder an Kunden und Lieferanten senden
• CSV-Daten per E-Mail versenden
• PDF- oder CSV-Dateien bei einem verbundenen Speicheranbieter ablegen
• Produktionslisten zuweisen

Damit kannst du beispielsweise regelmäßige Auswertungen versenden, Daten bei einem Speicheranbieter ablegen, Kunden automatisch informieren oder Dokumentdatensätze nach einheitlichen Vorgaben erstellen.

Für die automatische DATEV-Bereitstellung verwendet eCommerce One einen eigenen fachlichen Accounting-Prozess. Dieser erzeugt anhand des freigegebenen DATEV-Buchhaltungsprofils eine nachvollziehbare Exportdatei und stellt sie entsprechend dem eingerichteten Zeitplan für die Steuerkanzlei bereit. Der allgemeine CSV-Versand einer frei konfigurierten Automatisierung ist davon zu unterscheiden.

Vergib für jede allgemeine Automatisierung eine eindeutige Bezeichnung und prüfe Ereignis, Regeln und Aktionen sorgfältig. Der angezeigte Status informiert dich darüber, ob die Automatisierung aktiv, deaktiviert oder aufgrund eines Fehlers inaktiv ist.