Wie werden Rechnungsnummern vergeben?

eCommerce One vergibt Rechnungsnummern beim erstmaligen Speichern automatisch aus dem für den jeweiligen Dokumenttyp eingerichteten Nummernkreis. Dadurch erhalten Rechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen getrennte, fortlaufende Belegnummern.

Bei geeigneten Online-Bestellungen kann dieses erstmalige Speichern automatisch durch die während der Ersteinrichtung angelegte Rechnungserstellungs-Automatisierung erfolgen. Dadurch besitzt der Rechnungsdatensatz bereits eine Rechnungsnummer, obwohl noch kein PDF erzeugt wurde. Die gespeicherten Rechnungsdaten stehen damit unter anderem für Finanzübersichten, Dashboards und den Zahlungsabgleich bereit.

Welcher Nummernkreis verwendet wird, richtet sich nach der Dokumentart und den zugehörigen Einstellungen der Shop-Identität beziehungsweise des Verkaufskanals. Beim Speichern ermittelt eCommerce One den passenden Nummernkreis und verwendet die dort hinterlegte nächste Nummer.

Eine vollständige Belegnummer kann aus folgenden Bestandteilen bestehen:

• Präfix,
• fortlaufende Nummer,
• Suffix.

Präfix und Suffix helfen dir beispielsweise dabei, Belegarten, Zeiträume oder Geschäftsbereiche in der Rechnungsnummer kenntlich zu machen. Die fortlaufende Nummer wird aus dem zugeordneten Nummernkreis übernommen.

Die Nummernkreise verwaltest du unter „Einstellungen“ über die Funktion „Nummernkreise verwalten“. Dort kannst du Bezeichnung, Präfix, nächste Nummer und Suffix festlegen. Die Zuordnung des gewünschten Rechnungsnummernkreises erfolgt anschließend in den Dokumenteinstellungen der betreffenden Shop-Identität oder des Verkaufskanals.

Prüfe die Einrichtung der Nummernkreise vor dem Erstellen erster Belege. Änderungen an einer bereits vergebenen Rechnungsnummer sollten mit deiner Buchhaltung oder Steuerberatung abgestimmt werden.